Wat is Onboarding en hoe pas je het toe binnen jouw organisatie?

By 11/03/2019 maart 18th, 2019 Blog

Wat is onboarding en hoe pas je het toe binnen jouw organisatie?
Inmiddels weten de meeste werkgevers maar al te goed dat het zeer belangrijk is om te blijven investeren in de zoektocht naar nieuwe talenten. Een bedrijf heeft namelijk een blijvende behoefte aan sterk menselijk kapitaal om te kunnen groeien, nieuwe en vaak uitdagende projecten te realiseren, kwaliteit en service te kunnen garanderen en misschien nog het belangrijkste van al: er steeds voor te zorgen dat er een goede kruisbestuiving blijft bestaan tussen de medewerkers die zich dagelijks inzetten om al deze zaken samen te realiseren. Oog voor het heden is vaak evident maar focus op de toekomst is essentieel. Toch blijft het zoeken naar die nieuwe sterke medewerkers voor vele bedrijven een grote investering. Een kandidaat die wordt aangenomen, zijn draai niet vindt en spoedig terug vertrekt, kost een werkgever veel geld. Daarom is het naast vinden van talenten minstens even belangrijk om zeer veel aandacht te hebben voor de juiste integratie van deze personen in de bestaande organisatie. Het is tevens zowel de verantwoordelijkheid van de nieuwe werkgever als die van de rekruteerder om hier op toe te zien. Onboarding is voor deze uitdaging de ideale oplossing. Maar wat is het exact en hoe wordt het toegepast binnen een organisatie? Deze vragen beantwoorden we in deze blog met alle plezier.

 

Wat is onboarding?
Onboarding betekent de socialisatie van nieuwe medewerkers. Maar wat wil dat nu concreet zeggen? Wel, elke bedrijfsorganisatie heeft haar eigen missie en visie. Om deze 2 zaken gestalte te geven, hebben organisaties ook hun eigen bedrijfscultuur, structuur, strategie en werking. Dit wetende is het wel degelijk begrijpelijk dat wanneer een werknemer in een nieuwe werkomgeving terechtkomt enige begeleiding zeker en vast welkom is. Onboarding verwijst dus naar het begeleidingstraject dat dient om nieuwe medewerkers op zeer efficiënte wijze te laten landen in de nieuwe werkomgeving. Desondanks het feit dat dit allemaal vrij logisch klinkt kunnen we vaststellen dat er toch nog veel bedrijven bestaan die de verantwoordelijkheid omtrent het inwerkingsproces volledig bij de nieuwe werknemer leggen. Dit is spijtig aangezien we kunnen zien dat organisaties die wel veel aandacht besteden aan het inwerkingsproces en hieromtrent wel veel verantwoordelijkheid nemen, sterkere resultaten halen op rekruteringsvlak. Wat we hiermee willen zeggen is dat deze bedrijven er niet alleen in slagen om de nieuwkomers zich sneller thuis te laten voelen op de  werkvloer maar ze alsook sneller op de hoogte te brengen van de werking waardoor ze veel productiever en meer betrokken zijn. Dit komt voornamelijk omdat de eerste 90 dagen na de intrede van cruciaal belang zijn voor het succes van de aanwerving en verdere tewerkstelling. Indien een nieuwkomer zich niet meteen thuis voelt, niet goed op de hoogte is van de werking of structuur van de organisatie en niet weet bij wie hij of zij moet aankloppen voor feedback en bijkomende informatie, dan zal hij of zij de functie niet naar behoren kunnen aanvatten en uitvoeren waardoor de tewerkstelling bij de nieuwe werkgever van korte duur zal zijn. Klopt. Onboarding zorgt er dus niet enkel voor dat nieuwe medewerkers sneller productief en succesvol zijn binnen de nieuwe organisatie maar tevens ook zeer spoedig vertrouwd, bekend en betrokken zijn met de werkomgeving waarin ze recent zijn geland.

Hun zelfvertrouwen en motivatie wordt versterkt waardoor ze minder snel zullen vertrekken en op zoek gaan naar een werkgever waarbij ze zich wél thuis voelen vanaf de eerste werkdag. Onboarding is een essentiële stap die je niet mag missen bij het aanwerven van nieuwe kandidaten. Want waarom zou je in hemelsnaam zoveel inspanningen en investeringen aanwenden om topkandidaten te vinden en te overtuigen om bij jou te komen werken; als de tewerkstelling niet alle kansen zal krijgen die ze nodig heeft om goed van start te kunnen gaan? Nu je weet wat de voordelen van onboarding kunnen zijn, ben je waarschijnlijk zeer geïnteresseerd om te weten hoe je het kan toepassen binnen jouw organisatie. Daarom zullen we de zaken die zeer belangrijk zijn omtrent een goed inwerkingsproces toelichten.

 

Hoe pas je onboarding toe binnen jouw organisatie?
Een sterke begeleiding is uiteraard niet enkel belangrijk bij een geslaagde onboarding. Er zijn namelijk enkele elementen waarvan we ons bewust moeten zijn om dit inwerkingstraject te optimaliseren.

  • De bedrijfscultuur die leeft binnen een organisatie ontwikkelt zich doorheen de levensduur en de geschiedenis van een bedrijf. Het beleid wordt hier dan op afgestemd. We kunnen dus stellen dat de bedrijfscultuur in de meeste gevallen verwijst naar de missie, visie, strategie, werking, waarden en normen van de onderneming. Zo kan het ene bedrijf voornamelijk aandacht hebben voor persoonlijke ontwikkeling van de mensen die er werken. Opleidingen en coaching staan hier centraal. Het is duidelijk dat de doelstellingen van de onderneming dan in het verlengde liggen van de ontwikkeling en doelen van haar medewerkers. Het bedrijf is er voor zijn mensen en niet omgekeerd. De andere organisatie stelt dan weer vooral haar eigen streven op de eerste plaats. Hier is er vooral aandacht voor processen en regels. Inefficiëntie vormt de grootste vijand voor dit type werkomgeving en zal dusdanig snel worden geëlimineerd zodat de werking niet in gevaar komt. De medewerkers die bijdragen aan deze inefficiëntie zullen spoedig moeten leren om het proces en de regels feilloos te volgen  of ze kunnen op zoek gaan naar een andere werkgever. Ten slotte is er ook nog de onderneming waar de hiërarchische structuur primeert. Hier draait alles dan weer voornamelijk rond posities, promoties, privileges en competitie. Geen werkomgeving voor personen met een zwakke maag want je moet hier namelijk tegen een stootje kunnen.

Enerzijds is het zeer interessant  om de nieuwe medewerker vanaf de eerste dag voor te stellen aan de mensen waarmee hij of zij zal samenwerken en hem of haar ook in contact te brengen met een specifieke collega die al gedurende een lange periode werkzaam is binnen het bedrijf en een mentorrol op zich zal nemen. Het team zal voor meer betrokkenheid zorgen door de nieuweling uit te nodigen voor een gezamenlijke lunch of “fun after work” en de mentor kan op een zeer efficiënte en praktische manier laten zien welke waarden, normen, visie, missie en werking er leven op de werkvloer. Anderzijds werkt het bevorderend als je de nieuwkomer enkele “branded Gifts” geeft die hij of zij kan gebruiken tijdens het werk waardoor deze zich sneller zal verpersoonlijken met de organisatie. Ten slotte is het belangrijk om de lopende projecten, doelstellingen en resultaten in de verf te zetten bij de nieuwe medewerker. Inspiratie en trots werken namelijk zeer besmettelijk en dit komt de start van de tewerkstelling zeker ten goede.

  • Begeleiding, duidelijke afspraken en verwachtingen zijn zeer wenselijk bij het verwelkomen en integreren van nieuwe talenten. Het klopt: de ene medewerker vindt al sneller zijn draai dan de andere. Toch is het belangrijk dat de verantwoordelijkheden inzake het inwerkingsproces niet volledig bij de nieuwkomer worden gelegd. In vele gevallen weet hij of zij niet wat er van hem of haar verwacht wordt en welke doelstellingen, aspiraties en resultaten binnen dewelke periode behaald moeten worden. De persoon in kwestie zal er uiteindelijk alles aan doen om tijdig ingewerkt te geraken maar wordt in feite gewoon voor de leeuwen geworpen. Het is dus eigenlijk de organisatie die dan volledig op de hoogte is van de afspraken en verwachtingen. Enkel werden deze afspraken niet gemaakt met de kandidaat-medewerker dus kunnen we werkelijk enkel spreken over verwachtingen langs de kant van de werkgever. De tewerkstelling  zal in dit geval van korte duur zijn aangezien de tussentijdse evaluatie dan ook zal plaatsvinden zonder dat de nieuwe werknemer hierbij aanwezig is. Wat ook welkom is, is dat de persoon in kwestie wordt uitgehoord over zijn of haar verwachtingen inzake de nieuwe werkomgeving. Indien deze niet duidelijk besproken worden, zal de medewerker misschien wel een goede start maken maar alsnog vertrekken wanneer de voorop gehouden verwachtingen onrealistisch blijken te zijn.

Om deze uitdagingen op succesvolle wijze het hoofd te bieden, is het nefast om een goede voorbereiding te treffen alvorens de eerste werkdag. Zo kan je bijvoorbeeld een checklist van 30 dagen gebruiken zodat de nieuwe werknemer weet welke doelstellingen en resultaten behaald dienen te worden en binnen welke periode. Dit zal meer zekerheid creëren omtrent de inwerkingsperiode. Alsook zal de succesratio een pak stijgen. Goed begonnen is half gewonnen. Maar om goed te beginnen is een goede voorbereiding en begeleiding essentieel. Aangezien de eerste 90 dagen een doorslaggevende rol spelen voor het slagen en de levensduur van de verdere tewerkstelling, is het interessant om gedurende deze periode de checklist te blijven gebruiken. Maar ook de verwachtingen van de nieuwkomer mogen niet vergeten worden. Daarom dienen deze transparant en duidelijk besproken te worden zodat ze ook realistisch ingeschat kunnen worden. Indien dit niet gebeurt, zal op termijn het vertrouwen, de zekerheid en motivatie van de nieuweling aangetast worden. Doelstellingen kunnen zeer motiverend werken maar ze moeten natuurlijk wel haalbaar zijn. Daarom kunnen deze beter goed besproken worden. Enkel zo kunnen de verschillende stappen die nodig zijn om deze doelstellingen te behalen, benoemd worden. Ten slotte is feedback de laatste stap van dit proces. Al deze hierboven vernoemde moeite zal nutteloos blijken als er niet telkens wordt op teruggekomen. De afspraken, doelstellingen en verwachtingen kunnen dan wel duidelijk besproken zijn maar tussentijdse evaluatie en bijsturing horen nu eenmaal ook bij een goed begeleidingstraject.

  • Praktische zaken, benodigdheden en regels die tijdig dienen aangereikt te worden om het werk goed aan te kunnen vatten, lijken een zeer evidente kwestie. Toch zijn er nog te veel werkgevers die hier niet in slagen. Als het niet lukt om de praktische zaken te regelen alvorens de eerste werkdag, dan zullen de gevolgen rampzalig zijn voor de inwerkingsperiode en dus ook automatisch voor de verdere tewerkstelling. Wanneer de nieuwkomer niet tijdig aan de benodigdheden zal geraken, zal de betrokkenheid en het vertrouwen worden aangetast. Ook zal het moeilijker zijn om zich te verpersoonlijken met de nieuwe organisatie. Ten slotte zal hij of zij ook niet in staat zijn om het werk correct aan te vatten. Naast de benodigdheden zijn er nog andere zaken die belangrijk zijn om meteen goed ingewerkt te geraken. Wettelijke bepalingen en het basisreglement zijn er namelijk om gevolgd te worden. Dit reglement verwijst naar zaken zoals onder andere het beleid, ziekmeldingen, verlofdagen, veiligheidsregels, omgangsvormen en vertrouwelijkheid. Zonder deze regels zouden er voornamelijk chaos en verstrooidheid heersen op de werkvloer.

Om hieromtrent duidelijkheid en transparantie te kunnen garanderen, vormen communicatie en dialoog een goede strategie. Ook kunnen in een verder stadium de collega’s en mentors binnen het bedrijf de oplossing bieden voor de vergetelheid omtrent regels. Het lijkt zeer voor de hand liggend maar toch is het zo belangrijk om de tewerkstelling alle kansen te geven die ze nodig heeft om goed van start te gaan. Een goed gesprek alvorens de tewerkstelling begint, kan wonderen doen.

 

Conclusie
Het is inmiddels duidelijk dat een succesvol rekruteringsproces verder gaat dan het vinden van de geschikte kandidaat. Eenmaal dit is gebeurd, dient de kandidaat nog ingewerkt te worden om op deze manier een meerwaarde te kunnen betekenen voor de organisatie en omgekeerd. Een geslaagde onboarding kan als volgt worden samengevat. Enerzijds is het belangrijk dat de kandidaat-medewerker tijdig de middelen krijgt aangereikt om zijn of haar werk goed kunnen uit te voeren. Vervolgens dient hij of zij zich snel vertrouwd te voelen met de werkomgeving. Sociaal contact is dus essentieel. Anderzijds is het van groot belang dat er aandacht is voor erkenning en waardering. Deze hebben namelijk een positieve impact op de motivatie van werknemers en hun productiviteit. Ten slotte is het zelfbewustzijn van de nieuwe medewerker misschien nog het belangrijkste. Wanneer deze zijn of haar draai heeft gevonden, zelfverzekerd is en het gevoel van vrijheid ervaart, zal hij of zij gemotiveerd zijn om initiatief te nemen. Mensen overtuigen zichzelf  maar ook elkaar. Dat wil zeggen dat ze de eerste 90 dagen zichzelf en elkaar zullen overtuigen of dat ze een goede of slechte keuze hebben gemaakt omtrent hun nieuwe tewerkstelling. Er komt dus een soort verhaal tot stand. En hierop zullen ze hun keuze baseren om al dan niet te vertrekken. Onboarding optimaliseert alvast de kans op een positief verhaal.